Το PM² Programme Canvas είναι ένα ελεύθερο και ανοικτό εργαλείο που έχει σχεδιαστεί για να βοηθήσει τους διαχειριστές προγραμμάτων και τις ομάδες να καθορίσουν βασικά στοιχεία του προγράμματος, διασφαλίζοντας την ευθυγράμμιση με τους στόχους, τα αναμενόμενα οφέλη και τις στρατηγικές προτεραιότητες. Παρέχει ένα δομημένο οπτικό πλαίσιο που αποτυπώνει βασικές συνιστώσες όπως το πλαίσιο του προγράμματος, τα όρια, τα ενδιαφερόμενα μέρη, τους κινδύνους, τα αποτελέσματα, τα οφέλη και τα κριτήρια επιτυχίας. Αυτό ενισχύει τη σαφήνεια και τον συντονισμό μεταξύ των αλληλένδετων έργων, βελτιώνοντας τη συνολική διαχείριση του προγράμματος.
Ο καμβάς μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε κάθε φάση του κύκλου ζωής του προγράμματος. Αναπτύσσεται κατά τη διάρκεια της φάσης έναρξης για να παρέχει συνοπτική οπτική αναπαράσταση του προγράμματος. Θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί στη φάση σχεδιασμού για να τονίσει την επαυξητική αποδέσμευση των αποτελεσμάτων και των οφελών, διασφαλίζοντας την επίτευξη αξίας. Στη φάση εκτέλεσης, ο καμβάς θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί για την παρακολούθηση της προόδου και την επισήμανση των ορόσημων του σταδίου, και κατά τη φάση κλεισίματος θα μπορούσε να επανεξεταστεί για την αξιολόγηση των επιτευχθέντων αποτελεσμάτων και για την αποτύπωση των διδαγμάτων που αντλήθηκαν για μελλοντικά προγράμματα.
Πώς να χρησιμοποιήσετε το PM²-PgM Canvas
Το PM² Programme Canvas λειτουργεί ως καταλύτης επικοινωνίας, παρέχοντας μια δομημένη αλλά ευέλικτη μορφή για την παρουσίαση των λεπτομερειών του προγράμματος με σαφήνεια. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως:
- Οπτική επισκόπηση για τα ενδιαφερόμενα μέρη, στην οποία συνοψίζονται βασικά στοιχεία, όπως στόχοι, ορόσημα και κίνδυνοι.
- Ένα συνεργατικό εργαλείο για εργαστήρια, το οποίο υποστηρίζει τις συζητήσεις σχετικά με τον προσδιορισμό των κινδύνων, τη συμμετοχή των ενδιαφερόμενων μερών και τη στρατηγική ευθυγράμμιση.
- Μηχανισμός συντονισμού μεταξύ των συνιστωσών του προγράμματος, τυποποίηση της επικοινωνίας των προγραμμάτων και προώθηση της συνεργασίας μεταξύ ομάδων.
- Μια απεικόνιση πληροφοριών, διατηρώντας την ομάδα ευθυγραμμισμένη με την εμφάνιση του καμβά σε κοινόχρηστους χώρους ή ψηφιακούς πίνακες εργαλείων.
Αν και δεν αποτελεί επίσημο PM² Artefact, το PM² Programme Canvas αποτελεί πολύτιμο πόρο για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας του προγράμματος. Διατίθεται στη σελίδα πόρων της Διαλειτουργικής πύλης της Ευρώπης PM² και στη σελίδα πόρων της Πύλης PM² σε επεξεργάσιμη μορφή PPT και PDF (εκτύπωση). Οι οργανισμοί, οι ομάδες και οι πάροχοι υπηρεσιών ενθαρρύνονται να αξιοποιήσουν και να μοιραστούν αυτούς τους ελεύθερους πόρους για την ενίσχυση των πρακτικών διαχείρισης του προγράμματος.